Образец заполнения формы т 1. Специальные правила заполнения унифицированных форм
1. ФОРМЫ Т-1 И Т-1А: ПРИКАЗ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ
I. I. Номер приказа может включать буквенный индекс, например «л/с» (приказ по личному составу) или «к» (кадровый приказ) — в организации с небольшим кадровым документооборотом; либо «п» (приказ о приеме) или «пр» (то же) — в крупной компании с большим объемом кадрового документооборота:1.2. Дата составления приказа (она же дата его подписания и дата издания) может по-разному соотноситься с датой приема работника на работу:
1) приказ может быть издан в день начала работником работы. Таким образом, обе даты совпадут:
3) наконец, в тех случаях, когда работник был фактически допущен к работе без оформления трудового договора в письменной форме, приказ издается после подписания трудового договора и на его основании (ст. 68 ТК РФ), следовательно, приказ имеет обратную силу и дата его составления будет более поздней, чем дата начала работы:
1.3. Строка (графа) «Фамилия, имя, отчество». В этой строке (форма Т-1) или графе (форма Т-1а) имя, отчество и фамилия принимаемого работника должны быть написаны полностью в винительном или именительном падеже. Сокращение имени и отчества до инициалов недопустимо: в подстрочнике формы Т-1 и в названии графы формы Т-1а содержится подсказка об этом.
Неправильно:
1.4. Строка (графа) «Структурное подразделение». В тексте приказов о приеме на работу должно быть указано, в какое структурное подразделение принимается на работу работник. Эта строка заполняется в соответствии с трудовым договором, в котором структурное подразделение указывается согласно штатному расписанию организации.
В небольших фирмах, где нет структурных подразделений, эта строка, разумеется, не заполняется:
В крупных компаниях, где существует разветвленная организационная структура, возможна довольно большая иерархическая лестница подразделений, которые по «принципу матрешки» входят одно в другое. В этом случае в строке «Структурное подразделение» могут быть указаны все «матрешки», т.е. подразделения, которые зафиксированы в трудовом договоре. На каком уровне оргструктуры следует остановиться, указывая в трудовом договоре подразделения, решается в каждой конкретной организации в зависимости от ситуации. Основной критерий — обеспечение возможности перемещений работников без их согласия.
Согласно новой редакции ТК РФ наименование структурного подразделения уже не является условием, обязательным для включения в трудовой договор*. Теперь условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте признается законодателем дополнительным (ст. 57 ТК РФ). Однако в случае, если работник принимается на работу в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение, расположенное в другой местности, в трудовом договоре, а следовательно, и в приказе о приеме на работу должно быть указано наименование этого структурного подразделения и его местонахождения, например:
Если же, тем не менее, в трудовом договоре было указано внутреннее, не обособленное структурное подразделение, входящее в структуру более крупного подразделения, то в приказе также должна быть эта информация в точном соответствии с трудовым договором. Это можно делать, начиная с самого крупного и заканчивая самым мелким подразделением либо наоборот.
Так, на заводе каждый цех может быть разбит на участки, а на каждом участке созданы бригады, причем бригады могут состоять из звеньев. Допустим, мы оформляем прием работника одного из звеньев. В приказе это может выглядеть следующим образом:
Учитывая необходимость переноса этой записи в трудовую книжку работника в точном соответствии с приказом, предпочтителен второй вариант как самый компактный.
1.5. Строка (графа) «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации».
1.5.1. Принимая на работу служащих, в приказе указывается должность, а при наличии разряда или категории — и квалификация. Каждый кадровик решает самостоятельно, писать ли при этом слово «должность», которое уже имеется в подстрочнике (в названии графы):
1.5.2. При приеме на работу рабочих указываются их профессия (в творительном или именительном падеже) и (при наличии) квалификационный разряд, например:
1.6. Строка «Условия приема на работу, характер работы».
1.6.1. В Указаниях по заполнению унифицированных форм Т-1 и Т- 1а содержится требование указывать в приказах при оформлении работника на работу:
. условия приема на работу;
. характер предстоящей работы.
Таким образом, в рассматриваемой строке необходимо делать запись о том, что работник принимается на работу на следующих условиях:
. с полной материальной ответственностью:
на режим неполного рабочего времени (с указанием о пропорциональной оплате труда работника):
на работу с сокращенной продолжительностью рабочего времени (с указанием размера оплаты в соответствии с трудовым законодательством):
. на работу по совместительству. При этом указывается, на какую долю ставки (но не более 50%), принимается работник, так как согласно ст. 284 ТК РФ продолжительность рабочего времени совместителя не может превышать 4 ч в день. Таким образом, в отличие от прежней редакции Трудового кодекса, согласно которой максимум рабочего времени совместителя составлял 0,4 ставки, новая редакция ТК РФ позволяет работодателю принимать совместителя в пределах до 0,5 ставки, что и должно быть указано в приказе**:
. а также указываются основания (причины) приема на временную работу в соответствии со ст. 59 ТК РФ, например:
и другие причины, предусмотренные ст. 59 ТК РФ.
1.6.2. Несомненно, читатели обратили внимание, что в примерах приводится фрагмент только формы Т-1 (приказ о приеме одного работника на работу). В форме приказа для оформления приема нескольких работников (Т- 1а) отсутствует графа, аналогичная строке «Условия приема на работу, характер работы». Это не означает, что формой Т-1а из-за ее недоработанности нельзя пользоваться.
Дело в том, что при приеме работника на работу со стандартными, наиболее удобными для человека условиями труда — основная работа, трудовой договор заключен на неопределенный срок, режим труда и отдыха нормальный (40-часовая рабочая неделя при 8-часовом рабочем дне с двумя выходными в субботу и воскресенье), отсутствие полной материальной ответственности и т.п. — записи об этих условиях в приказе не делаются, т.е. не пишется, что работа является основной, постоянной и т.д., это подразумевается «по умолчанию». Поэтому, когда оформляется одновременный прием на работу нескольких работников со стандартными условиями работы, отсутствие графы «Условия приема на работу, характер работы» в унифицированной форме Т-la не создает никаких неудобств.
Если же мы хотим оформить часть принимаемых работников или их всех на особых условиях, мы вправе:
. либо дописать особые условия приема на работу и/или характер работы в графу «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации», например:
. либо ввести соответствующую графу в форму Т-la, уменьшив для этого левое и правое поля и несколько «поджав» остальные графы*;
. воспользоваться формой Т-1 и сделать несколько приказов о приеме на каждого работника с одной и той же датой (но, разумеется, с разными номерами).
1.7. Строки «С тарифной ставкой (окладом)», «Надбавкой»; графа «Тарифная ставка (оклад), надбавка».
Работникам с повременной системой оплаты труда устанавливается месячный оклад (должностной оклад) заработной платы, сдельщикам — тарифная ставка.
1.7.1. Размер заработной платы ни в коем случае не может быть меньше того, который указан в штатном расписании организации. Весьма распространенная практика, когда на период испытания работнику устанавливается заработная плата меньшего по сравнению со штатным расписанием размера, является незаконной и, следовательно, порочной. Статьей 132 ТК РФ запрещена какая-либо дискриминация при установлении размеров заработной платы. Поэтому в период испытания работник должен получать ту зарплату, которая установлена по его должности или профессии штатным расписанием.
В штатном расписании некоторых организаций до сих пор сохраняется «вилка» окладов. В этом случае, чтобы избежать дискриминации, работодателю необходимо разработать положение об оплате труда, в котором должны быть прописаны четкие, ясные и недвусмысленные критерии установления того или иного размера оклада. На практике таким критерием чаше всего становится стаж работы в организации.
Например, при вилке окладов 10 000—12 000 руб. в Положении об оплате труда может быть указано, что при приеме на работу новому работнику устанавливается заработная плата в размере 10 000 руб., через 3 месяца его оклад будет повышен до 11 000 руб. и т.д. Но ни в коем случае нельзя привязывать повышение оклада к сроку испытания («по окончании испытания заработная плата работника устанавливается в размере 11 000 руб.»)! Тем самым будет ясно показано, что на период испытания была установлена пониженная, т.е. дискриминационная, заработная плата.
Если повышение оклада или тарифной ставки зависит только от стажа работы в организации, то оно распространяется на всех работников, в том числе принятых и без испытания, а значит, на первое время каждому новому работнику будет установлен оклад «по нижней вилке», который со временем будет «расти» у всех одинаково, что полностью исключает дискриминацию.
Отработаны на практике и другие законные способы увеличения заработной платы работникам, выдержавшим испытание и продолжающим успешно трудиться в компании, в частности установление надбавок по различным основаниям.
1.7.2. В приказе о приеме на работу (как и в трудовом договоре) при указании размера заработной платы ни в коем случае не должна быть просто сделана ссылка на штатное расписание. В ст. 57 ТК РФ четко указано, что одним из обязательных для включения в трудовой договор условий является размер тарифной ставки или должностного оклада работника, а также размер доплат, надбавок и поощрительных выплат. В унифицированных формах приказов о приеме на работу, приведенных в соответствие с ТК РФ, требование указывать точный размер заработной платы подчеркнуто в оформлении соответствующего реквизита.
С приказом о приеме на работу (как и с другими кадровыми приказами) работника необходимо ознакомить под расписку. Знакомясь с приказом, работник должен иметь возможность убедиться в том, что его заработная плата соответствует условиям трудового договора.
Доводы руководителей ряда компаний о том, что заработная плата является коммерческой тайной организации и поэтому в приказах нельзя указывать ее точный размер, не выдерживают критики. Во-первых, при нормально организованной работе с персоналом кадровые приказы, кроме директора, видят только сотрудники кадровой службы (которые и готовят проекты этих приказов), работники бухгалтерии (рассчитывающие зарплату) и сами работники, в отношении которых издается приказ (получающие эту зарплату). Во-вторых, и это главное, еще постановлением Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 было установлено, что коммерческую тайну предприятия и предпринимателя не могут составлять, в частности, сведения о заработной плате работающих. Это положение получило закрепление в Федеральном законе «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ, в п. 9 ст. 5 которого перечислены сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну, в частности это сведения об оплате труда работников.
Таким образом, в приказах о приеме на работу необходимо указывать конкретный размер заработной платы работников.
1.7.3. Порой сотрудники кадровой службы, составляющие проект приказа, совершают другую ошибку: стараясь как можно полнее дать информацию о заработной плате работника, указывают ее размер прописью либо цифрами и прописью. Этого делать не нужно, так как в самой унифицированной форме Т-1 содержится подсказка: размер тарифной ставки, оклада и надбавок следует указывать только цифрами:
Если работнику устанавливается только оклад или тарифная ставка без надбавок, строка «надбавкой» может быть оставлена пустой либо здесь может быть поставлен прочерк:
1.7.4. В унифицированной форме Т-1а (приказ о приеме нескольких работников) для информации о заработной плате и надбавках отведена всего одна графа, что весьма неудобно в случаях, когда работнику уже при приеме на работу устанавливается надбавка: приходится указывать оклад и надбавку через запятую, либо через точку с запятой, либо через косую черту. Например:
Либо, помня о том, что в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты, некоторые кадровики в случае необходимости разбивают эту графу на две, вводя еще одну графу с номером «5а»:
1.8. СТРОКА (ГРАФА) «С ИСПЫТАНИЕМ НА СРОК, МЕСЯЦЕВ» - правила заполнения
1.8.1. Продолжительность срока испытания может быть записана как прописью, так и цифрами (см. примеры ниже).
1.8.2. В приказах о приеме на работу работников, которым не установлено испытание, эта строка или графа не заполняется либо в ней ставится прочерк:
Если же работнику по взаимному согласию сторон трудового договора установлено испытание, его продолжительность может быть оговорена не только в месяцах, но и в днях или неделях, поскольку минимальный срок испытания в законодательстве не установлен. Однако длительность испытания, по общему правилу, не может быть более трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций — шести месяцев (ст. 70 ТК РФ):
Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?
Унифицированная форма Т-1
Единые формы первичного учета в сфере учета и оплаты труда были разработаны в связи с положениями Трудового кодекса РФ , согласованы с Министерством труда и социального развития РФ, Министерством финансов РФ, а также Министерством экономического развития и торговли РФ и утверждены Государственным комитетом РФ по статистике (Постановление Госкомстата РФ № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 05.01.2004). С 1 января 2013 года унифицированная форма Т-1 учета кадров не является обязательной, однако ее применение значительно стандартизирует и упорядочивает работу в данной сфере.
Область применения
Бланк унифицированной формы Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" используется для приема и оформления новых сотрудников. Приказ оформляется после подписания трудового договора с сотрудником и подписывается руководителем организации. Составление приказа входит в обязанности сотрудника отдела кадров, в перечень служебных обязанностей которого входит оформление новых работников.
Бланк унифицированной формы Т-1
Образец заполнения
В верхнем правом углу форма содержит два кода — код по ОКУД, который всегда заполнен значением «0301001», и код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), который необходимо указать вместе с полным официальным наименованием организации.
В тексте приказа прописывается срок, на который работник принимается на работу, в формате «с…по…», при этом если договор найма является бессрочным, то в графе «по» дата не указывается. Далее полностью указываются фамилия, имя и отчество нанимаемого работника, а также присваиваемый ему табельный номер. Табельный номер должен содержать не более шести цифр.
В тексте указываются:
- наименование структурного подразделения, в которое принимается сотрудник,
- его должность,
- класс, категория или разряд и квалификация для тех профессий, где данные классификации применимы.
Необходимо также указать условия приема на работу, например, в связи с переводом из другого подразделения, в результате реорганизации, по совместительству, для проектной работы, для замещения сотрудника в декрете и т.д.
Приказ также должен содержать информацию о тарифных ставках в случае сдельной оплаты труда или размере оклада, существующих надбавках.
Далее указывается основание для приема на работу сотрудника, которым является трудовой договор. Необходимо указать дату его подписания и номер договора. В случае если основной договор был подписан на определенный срок с возможностью автоматической пролонгации, например на год, и в последующие периоды с работником подписывается дополнительное соглашение, то приказ по данной форме выпускается только один раз при первичном приеме сотрудника и не дублируется вместе с дополнительным соглашением.
